Gestion des requêtes

La création de demandes RGPD dans Right Requests se fait par un transfert d'e-mail de la demande initiale.

Le principe est d'ajouter dans une liste blanche les adresses e-mails autorisées à créer directement des requêtes dans l'outil via le forward d'emails contenant ces demandes.

L'application permet aussi de créer manuellement une requête.

Contenu de cette documentation :

Cycle de vie des requêtes

Créer une requête

1. Dans Right Requests > Liste des requêtes,cliquer sur Nouvelle requête ;

2. Renseigner les informations liées à la demande, joindre le texte initial de la demande, attacher les éventuels fichiers ;

3. Cliquer sur Enregistrer brouillon pour pouvoir modifier la demande ultérieurement ;

4. Ou cliquer sur Créer et ouvrir la requête pour enregistrer et lancer le processus de traitement de la requête ;

Open

Qualifier une requête

Open

Lorsqu'une requête est créée via le forward d'e-mail, celle-ci prend le statut "brouillon" tant qu'elle n'a pas été qualifiée. Le statut de la demande prendra la valeur "En cours" lorsque les informations obligatoires auront été renseignées. 

Pour qualifier la requête:  

1. Cliquer sur Requêtes pour afficher la liste des requêtes ;

2. Identifier la requête à qualifier et cliquer sur la ligne de la requête pour afficher le détail ;

3. Renseigner le type de la demande et la date de soumission ;

4. Dans le panel Actions, renseigner l'adresse e-mail de l'émetteur en cliquant sur Renseigner l'émetteur ;

5. Cliquer sur Valider les informations ;

Lister les requêtes

Vous pouvez lister les requêtes en exercice de droits dans l'écran Requêtes.

Les informations relatives à la requête sont les suivantes: 

• le type de la demande : Opposition, Rectification, Portabilité, Limitation, Suppression ;

• la date de soumission de la demande : Date à laquelle la demande a été effectuée ;

• le date d'expiration de la demande : Date à laquelle la réponse doit être faite ;

• le statut de la demande : Brouillon, En cours, Terminée ;

Les demandes peuvent être filtrées par :

• Type ;

• Statut ;

• Requêtes crées de depuis une date spécifiée ;

• Requêtes expirant avant une date spécifiée ;

La liste de demande peut être également triée 

• Type ;

• Statut ;

• Date de soumission ;

• Date d'expiration ;

Pour trier, cliquer sur l'icone de tri au niveau du libellé de l'entête de colonne.

Répondre à une requête

Les réponses aux demandes RGPD saisies dans Right Requests peuvent être envoyées au destinataire de deux manières différentes :

• par lien sécurisé (par défaut) : le contenu du message saisi et les fichiers joints seront accessibles via un lien envoyé par e-mail au destinataire saisi dans le champ "Émetteur" ;

• par e-mail : le contenu du message saisi et les fichiers joints seront envoyés par e-mail au destinataire saisi dans le champ "Émetteur" ;

1. Rédiger la réponse à envoyer ;

2. Sur l'écran de réponse, cliquer sur l'icone 

3. Dans la fenêtre des Options d'envoi de la réponse, choisir E-mail ou Message avec lien sécurisé.

4. Cliquer sur Valider pour enregistrer l'option sélectionnée

Pour aller plus loin