Modèles

Cette section détaille le concept et l'utilisation des modèles.

Les modèles sont conçus pour présenter le contenu qui sera utilisé dans Right Consents. Tous les modèles suivent la même structure générique et le même cycle de vie, plus une partie spécifique en fonction du type de modèle. Les modèles sont identifiés par une clé unique et, grâce au système de versionning du cycle de vie, chaque version spécifique porte un numéro de série unique.

Les incidences d'une mise à jour sont prises en considération dans l'ensemble du système et dans les autorisations existantes.

Types de modèles​

Cette partie est une introduction aux six types de modèles utilisés par Right Consents pour construire des formulaires de consentement.

Ces types peuvent être divisés en deux catégories : les types de données, qui contiennent tout ce qui concerne le consentement et les choix de l'utilisateur, et les types de personnalisation, qui ne sont pas liés au consentement mais permettent de créer des formulaires aussi adaptés que possible à chaque cas.

Traitement​

Le type de modèle Traitement représente les activités de traitement telles que le RGPD européen les définit. Tout traitement reposant sur le consentement comme base juridique peut être défini avec ce type.

Des informations spécifiques doivent être fournies à l'utilisateur final pour chaque traitement afin de s'assurer qu'il donne son consentement en connaissance de cause :

• les (types de) données utilisées par le traitement ;

• si ces données sont considérées comme sensibles et plus particulièrement s'il s'agit de données médicales ;

• l'utilisation prévue et la durée de conservation des données ;

• les finalités et les bases juridiques du traitement ;

• le nom du responsable du traitement (si nécessaire) ;

• le cas échéant, les coordonnées de tous les tiers concernés.

Les seules valeurs possibles pour un élément de traitement sont "accepté" ou "refusé" - les valeurs vides ne sont PAS autorisées.

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Préférence

Le type de modèle Préférence représente les préférences des utilisateurs finaux par le biais d'une variété d'options d'entrée, à savoir :

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toggle button

Ce type de modèle est beaucoup plus simple que le modèle de traitement car il n'inclut pas de données à caractère personnel. Ses paramètres sont les suivants

• le type d'entrée (voir ci-dessus) et les options disponibles (sauf pour les entrées de texte libre) ;

• le caractère obligatoire ou facultatif de la réponse à la préférence ;

• les valeurs par défaut (le cas échéant) ;

Conditions Générales

Le modèle Conditions Générales est conçu pour les conditions générales, les conditions de service ou des éléments similaires qui doivent être acceptés avant l'utilisation d'un service.

Ce type de modèle n'a pratiquement aucune contrainte puisqu'il ne contient que trois éléments de configuration :

• un titre ;

• un corps HTML ;

• la possibilité de refuser ou non l'utilisation du service ;

Les seules valeurs possibles pour un élément de conditions générales sont "accepté" ou "refusé" (uniquement si l'élément est marqué comme refusable) - les valeurs vides ne sont PAS autorisées.

Information

Le type de modèle Information contient toutes les informations communes à tous les éléments de données d'un formulaire. Il est principalement utilisé pour définir l'en-tête et le pied de page des formulaires, mais aussi pour ajouter des informations juridiques qui peuvent être nécessaires, telles que

• le principal responsable du traitement des données (si nécessaire) ;

• les liens vers l'avis de confidentialité normal et l'avis de confidentialité abrégé.

Certaines parties de l'élément Information sont automatiquement incluses dans les formulaires et les reçus générés (à savoir le responsable du traitement des données et le lien vers l'avis de confidentialité), mais les autres peuvent être configurées pour n'apparaître que dans le reçu.

Email

Les formulaires de consentement peuvent être configurés pour envoyer des courriels récapitulatifs aux utilisateurs finaux lors de la soumission du consentement. Ces courriels sont personnalisables à l'aide du type de modèle Email, qui contient tous les champs de base attendus :

• adresse électronique de l'expéditeur ;

• sujet ;

• titre, corps, pied de page et signature ;

• étiquette du bouton de lien ;

Le libellé du bouton fait référence au bouton de lien intégré à l'e-mail, qui permet à l'utilisateur final de modifier ses consentements (si possible) et ses préférences, ou d'accéder à son reçu en ligne.

Les courriels de notification contiennent également un reçu PDF en pièce jointe.

Thème

Le type de modèle Thème diffère des autres types de modèles car il ne contient aucune information, mais permet la création de feuilles de style dédiées pour les formulaires, les reçus et les courriels de notification.

Les éléments de Right Consents ont tous un thème par défaut, mais avec le type de modèle Thème, vous pouvez librement appliquer votre propre style personnalisé aux formulaires, aux reçus et aux courriels de notification.

L'éditeur de modèle de thème propose une autocomplétion pour vous aider à naviguer entre les différentes classes et vous permet de prévisualiser les trois vues (formulaires, reçus et courriels de notification).

Les thèmes permettent d'enregistrer un logo qui sera utilisé dans les trois vues.

Layout

Le type de modèle Layout contient la liste des modèles utilisés dans un contexte de consentement, ainsi que la plupart de sa configuration visuelle :

• le modèle d'information éventuel ;

• la liste ordonnée des modèles d'éléments (types de traitement, de préférence et de conditions) ;

• l'orientation du formulaire ;

• l'affichage ou non pour l'utilisateur final des éléments déjà liés à des enregistrements valides ;

• la disponibilité et les libellés des différents boutons de bas de page : "accepter tout", "annuler" et bien sûr "soumettre" (qui ne peut évidemment pas être désactivé) ;

• la persistence du pied de page : un pied de page adhérent sera toujours visible au lieu d'apparaître après avoir fait défiler tous les éléments ; cela permet aux utilisateurs finaux de soumettre rapidement leur réponse, en particulier s'il est utilisé avec le bouton "accepter tout".

Notez que les modèles de courrier électronique et les modèles de thème ne peuvent pas être stockés dans les présentations, car ils sont gérés directement par le contexte de consentement.

Cycle de vie des modèles​

Tous les modèles suivent le même cycle de vie qui a été conçu pour garantir qu'aucun consentement recueilli ne puisse être perdu, modifié ou falsifié. Si nécessaire, le formulaire de consentement qui a été présenté à un sujet peut être recréé exactement à partir des séries de modèles stockées dans les dossiers de consentement.

Le cycle de vie d'un modèle peut être décrit de la manière suivante :

• création d'une entrée de modèle ;

• création d'une version de modèle, initialement à l'état de projet ;

• activation de la version du modèle, en définissant son état comme actif ;

• autant d'itérations que nécessaire de création et d'activation de nouvelles versions, chacune apportant des modifications mineures ou majeures ;

• l'archivage du modèle s'il n'est plus pertinent.

Création​

Tout d'abord, vous devez créer une entrée de modèle avec au moins une clé, un type et un nom interne pour vous aider à reconnaître facilement vos modèles dans le backoffice. Une description optionnelle peut vous aider dans l'organisation du modèle.

Rédaction​

Ensuite, vous pourrez accéder à l'éditeur et remplir tous les champs et la configuration du type spécifique que vous avez choisi. Un aperçu dans le coin inférieur droit de la page vous permettra de vérifier le résultat.

Vous pouvez à tout moment enregistrer votre travail (à condition qu'aucun champ ne soit erroné) en tant que brouillon. Ce brouillon peut être supprimé si nécessaire, afin de revenir à l'état de la dernière version.

Activation​

Une fois que vous êtes satisfait de vos modifications, vous pouvez activer la version (notez que le bouton est désactivé si vous avez des modifications en attente).

Certains types de modèles affichent une fenêtre de confirmation demandant si la nouvelle version doit être mineure ou majeure :

• une version mineure n'a pas d'impact sur les enregistrements déjà collectés avec la version précédente du modèle ; elle doit être utilisée principalement pour corriger des fautes de frappe ou d'autres changements qui ne modifient pas le contenu global du modèle.

• une version majeure rendra obsolètes tous les enregistrements qui avaient été collectés avec la version précédente du modèle ; elle doit être utilisée lorsque les changements étendent, réduisent ou modifient de manière significative la signification du contenu du modèle.

Historique des versions

Juste au-dessus de la fenêtre de prévisualisation, vous pouvez voir le numéro de la version actuelle ainsi qu'un bouton d'historique qui vous permet d'afficher toute version antérieure en lecture seule. Cette fonction est destinée à faciliter la traçabilité et à éviter la perte de contenu après des modifications malencontreuses.

Suppression / Archivage​

Si aucun enregistrement ne fait référence à une entrée de modèle dans la base de données, le modèle peut être effacé en toute sécurité - pour toujours. Toutefois, si un seul enregistrement fait référence au modèle, celui-ci ne peut être qu'archivé. Cela signifie qu'il est toujours possible d'accéder au modèle en lecture seule dans les bibliothèques de backoffice et par l'intermédiaire de l'API.

Partage des modèles​

Vous pouvez décider quels modèles peuvent être partagés avec tous vos partenaires en modifiant leur visibilité pour qu'ils soient partagés. Les modèles partagés ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par les partenaires, mais ils peuvent être référencés dans leur propre contexte.

Tous les modèles sont privés par défaut.