Introduction au sujet des modèles de consentement
« Est considéré comme « consentement » de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement. » (Article 4, 11)
Le module de configuration des modèles de consentements offre la possibilité à votre organisation de personnaliser autant que possible les formulaires de collecte du consentement s'affichant dans les parcours utilisateurs, afin qu'ils s'intègrent à votre environnement, tout en respectant les préconisations de la CNIL ( Intégration du nom du responsable de traitement, les finalités du traitement, la durée de conservation, le nom du destinataire des données, et les coordonnées du service à contacter pour faire valoir ses droits)
Cette personnalisation inclut : le contenu, les titres, la charte graphique et le multilinguisme.
L'organisation peut créer autant de modèles de formulaires de collecte du consentement que nécessaire, en fonction des parcours clients.
Comment voir les modèles de consentement existant ?
- Cliquer sur Right Consents> Configuration > Formulaires de consentement
- Si besoin, utilisez les filtres pour affiner votre recherche.
Comment créer un modèle?
- Cliquer sur Right Consents> Configuration > Formulaires de consentement
- Cliquer sur Nouveau modèle
- Personnaliser le modèle
- Une fois le nom du modèle renseigné, vous pouvez, à tout moment, l'enregistrer en cliquant sur "Sauvegarder". A ce stade, le modèle est à l'état de brouillon.
Comment modifier un modèle existant?
- Accéder aux modèles en cliquant sur Right Consents> Configuration > Formulaires de consentement
- Sur la ligne du modèle à modifier, cliquer sur
, puis Editer - Personnaliser le modèle
- Pour enregistrer les modifications, cliquer sur "Sauvegarder".
Comment personnaliser un modèle ?
Comment définir les étiquettes (et à quoi servent-elles?)
Les étiquettes servent à catégoriser les modèles de consentement afin de les filtrer et ainsi retrouver un modèle plus rapidement.
Les étiquettes sont optionnelles.
Pour ajouter des étiquettes :
- Dans la rubrique Informations du modèle, se positionner dans le champ Étiquettes
- Une liste avec les étiquettes déjà enregistrées est proposée. Saisir des caractères pour filtrer la liste, puis sélectionner l'étiquette
- Ou saisir un nouveau libellé et valider la saisie par la touche Entrée
ou supprimer des étiquettes à un modèle:
- Dans la rubrique Informations du modèle, cliquer sur la croix
pour supprimer l’étiquette
Attention : les étiquettes sont définies pour un modèle et non à la langue du modèle
Qu'est ce qu'un "alias"?
L'alias d'un modèle est un nom facultatif d'appel à l'API des consentements.
Chaque alias peut pointer vers plusieurs modèles, mais seul l un de ces modèles pourra être actif.
L'alias permet ainsi de gérer le remplacement d'un modèle par un autre, sans avoir à modifier tous les appels au modèle.
L'alias peut être modifié même lorsque le modèle est actif.
A quoi sert la visibilité d'un modèle?
La visibilité du modèle sert à définir la portée de l'accès au modèle :
- Publique : le modèle peut être appelé par toute organisation.
- Privée : l'accès au modèle n'est autorisé qu'à l'organisation.
- Restreinte : l'accès est restreint à une liste définie de profils.
La visibilité peut être modifiée même lorsque le modèle est actif.
Comment associer la charte graphique de mon organisation à un modèle?
Un style en adéquation avec la charte graphique de votre organisation peut être donné à votre formulaire de consentement.
- Dans la rubrique Style CSS, définissez le style des différentes balises, insérez des icônes, ...
- Cliquer
sur pour prévisualiser le formulaire obtenu - Sauvegarder
Eléments du modèle pouvant être personnalisés
| Rubrique/ Élément | Nom de la classe CSS | Position modifiable? |
|---|---|---|
| Titre | .fsc-global-title |  |
| Dispositions | .fsc-dispositions.fsc-wrapper |  |
| Responsable de traitement | .fsc-data-controller.fsc-wrapper | |
| Tout accepter | .fsc-accept-all.fsc-wrapper | |
Traitements
| .fsc-entries.fsc-wrapper
| |
| Valider | .fsc-submit | |
| Pied de page | .fsc-footer.fsc-wrapper | |
Quelques exemples
application d'un style au titre principal du formulaire
.fsc-global-title {
border-bottom: 10px solid #2E64FE;
margin-bottom: 40px;
text-shadow: 4px 4px 30px;
font-size: 36px;
font-variant: small-caps
}
Prévisualisation :
masquer le bouton d'action sur le reçu
.fsc-receipt-actions { display: none }
Changer la couleur du bouton "soumettre"
.fsc-submit button {
background-color: rgb(6,219,171) !important;
border-color: #FFAA00 !important;
}
Prévisualisation :
Modifier l'ordre des champs "données" et "finalité"
.fsc-entry-data {
order: 2;
}
.fsc-entry-retention {
order: 3;
}
.fsc-entry-usage {
order: 1;
}
.fsc-entry-data-controller {
order: 4;
}
Prévisualisation :
Comment personnaliser le titre des rubriques?
Chaque titre du formulaire peut être personnalisé. Se rendre dans la rubrique Edition des labels
Comment traduire un modèle?
Dans la rubrique Informations du modèle, sélectionner les langues souhaitées. Pour chacune des langues choisies, compléter le texte. dans la langue indiquée.
Pour masquer /afficher uniquement certaines langues, cliquer sur Options d'édition du formulaire.
Puis sélectionner les langues d'affichage souhaitées pour l'édition du modèle.
Comment activer un modèle ?
- Dans la liste des modèles, cliquer sur Editer ou cliquer sur le libellé du modèle
- Si nécessaire, compléter a minima les éléments requis marqués par une icône rouge
- Cliquer sur Activer
Une fois activé, un modèle ne peut plus être modifié.
Comment supprimer mon modèle de consentement?
- Dans la liste des modèles, cliquer sur Editer ou cliquer sur le libellé du modèle
- Cliquer sur Supprimer
Seul un modèle "Brouillon" peut être supprimé. Une fois activés, tous les modèles sont conservés à des fins probatoires d’opposabilité.
Comment désactiver mon modèle de consentement?
Dans la liste des modèles, cliquer sur Editer ou cliquer sur le libellé du modèle
Cliquer sur Désactiver
Que faire si ?
Je ne peux pas modifier un modèle
- L'édition d'un modèle est soumise à autorisation, pensez à vérifier vos autorisations auprès de votre administrateur
- Assurez-vous que le modèle est à l'état de brouillon : un modèle actif ne peut plus être modifié, afin de pouvoir garantir l'intégrité et la validité des consentements collectés. La seule modification autorisée est l'ajout ou le retrait d'étiquettes. Si le modèle doit évoluer, il faudra le dupliquer et ainsi créer un nouveau modèle.
Je veux supprimer des rubriques à mon modèle
Seules les rubriques Pied de page, Autres paramètres, Editions des labels et Styles CSS sont facultatives.
Les autres rubriques répondent à une conformité légales et sont donc obligatoires :
- "Disposition d'application"
- "Traitement"
- "Responsable de traitement"
Je n'ai pas accès à certains boutons
Les fonctionnalités de création, activation, désactivations, ... sont soumises à autorisation, pensez à vérifier vos autorisations auprès de votre administrateur
Exemple - Tutoriel
Créons un modèle de consentement appelé "Marketing (exemple)", qui va nous servir de première étape à notre tutoriel sur le produit Right Consents.
Pour cela, il faut se rendre dans la partie "Configuration" du menu à gauche, et cliquer sur "Formulaire de consentement". De là, cliquez sur "Nouveau modèle" en haut à gauche de l'écran.
Nous arrivons sur la page de création d'un nouveau modèle de consentement. Elle se matérialise comme ceci:
Une fois le nom du modèle renseigné, vous pouvez, à tout moment, l'enregistrer en cliquant sur "Sauvegarder". A ce stade, le modèle est à l'état de brouillon.
Comme vous pouvez le constater, un modèle de consentement est composé des rubriques suivantes:
- Informations
- Titres et dispositions d'application
- Traitements (il y en a un à compléter de base mais vous pouvez en ajouter d'autres)
- Responsable de traitement
- Bouton de validation et pied de page
- Autres paramètres (section facultative)
- Style CSS (section facultative)
Commençons à compléter les champs du modèle. A tout moment, dans la partie inférieure droite de votre écran, nous pouvons avoir une prévisualisation du modèle de consentement.
Pour la rubrique "Informations", les champs à compléter sont les suivants:
| Nom du champ | Description | Valeurs possibles | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|---|---|
| Nom du modèle | Correspond au nom du modèle de formulaire interne à votre organisation. Ce nom ne sera pas affiché à l'utilisateur final. | texte libre (ex: Marketing (test) | Obligatoire |
| Langue(s) du modèle | Correspond aux différentes langues du formulaire (possibilité de faire un formulaire multilingue). | Français, Anglais, Chinois... | Obligatoire |
| Alias | Nom facultatif d'appel à l'API des consentements. Il permet de gérer le remplacement d'un modèle par un autre, sans avoir à modifier tous les appels au modèle. En savoir plus. | texte libre | Facultatif |
| Etiquettes | Servent à catégoriser les modèles de consentement afin de les filtrer et ainsi retrouver un modèle plus rapidement. En savoir plus. | texte libre | Facultatif |
| Visibilité | Sert à définir la portée de l'accès au modèle. En savoir plus. | Public / Privée ou Restreinte | Obligatoire |
| Modèle d'email de consentement à utiliser | Sert à utiliser la fonctionnalité "Envoyer un email de consentement". Permet de lier un modèle d'email de consentement à un modèle de consentement. En savoir plus. | choix parmi les modèles d'emails configurés | Facultatif |
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
Pour la rubrique "Titres et dispositions d'application", il y a un bloc de champs à compléter par langue définie dans la rubrique précédente. Les champs à compléter par bloc sont les suivants:
| Nom du champ | Description | Valeurs possibles | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|---|---|
| Titre principal (Langue) | Correspond au titre du formulaire qui sera affiché à l'utilisateur final. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Recueil de consentement) | Obligatoire |
| Titre pour les dispositions (Langue) | Correspond au titre de l'encart dédié aux dispositions d'application. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Dispositions d'application) | Facultatif |
| Dispositions d'application (Langue) | Correspond au contenu de l'encart dédié aux dispositions d'application. | texte libre | Obligatoire |
Il faut compléter ces champs dans toutes les langues définies pour le modèle (cf rubrique "Informations")
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
Pour la rubrique "Traitements", et notamment au départ "Traitement n°1", les champs à compléter sont les suivants:
| Nom de l'encart | Nom du champ | Description | Valeurs possibles | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|---|---|---|
| Données liées au traitement | Sous-titre "Données liées au traitement" (Langue) | Correspond au titre de la section qui doit expliquer à l'utilisateur final quelles de ses données seront utilisées pour ce traitement. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Quelles données utilisons-nous ?) | Obligatoire |
| Description des données liées au traitement (Langue) | Correspond à la description (en accord avec les principes du RGPD) des données utilisées dans le cadre du traitement. | texte libre | Obligatoire | |
| Durée de conservation (l'encart n'apparaîtra dans le formulaire si et seulement si les 2 champs de l'encart sont complétés) | Sous-titre "Durée de conservation" (Langue) | Correspond au titre de la section qui doit expliquer à l'utilisateur final pendant combien de temps ses données seront conservées à l'issue de ce traitement. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Combien de temps les conservons-nous ?) | Facultatif |
| Description de la durée de conservation (Langue) | Correspond à la description (en accord avec les principes du RGPD) de la durée de conservation des données en lien avec ce traitement. | texte libre | Facultatif | |
| Finalité(s) | Sous-titre "Finalité" (Langue) | Correspond au titre de la section qui doit expliquer à l'utilisateur final pour quelle(s) finalité(s) seront utilisées ses données dans le cadre de ce traitement. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Qu'en faisons-nous ?) | Obligatoire |
| Sous-titre 'Partage des données à une tierce-partie" (Langue) | Uniquement affiché en cas de partage des données à une tierce-partie (cf Base(s) de consentement). Correspond au titre de la section correspondante. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Pour cela ces données seront transmises à :) | Obligatoire si partage des données à une tierce-partie, sinon facultatif | |
| Description de la finalité n°1 | Correspond à la description (en accord avec les principes du RGPD) de la finalité de l'utilisation des données en lien avec ce traitement. | texte libre | Obligatoire | |
| Base(s) de consentement de la finalité n°1 | A compléter | 5 valeurs (choix multiple possible): Marketing, Service principal, Service amélioré, Recherche et Partage à une tierce-partie) | Obligatoire | |
| Références des traitements associés | A compléter | texte libre. Si la référence existe déjà (cf onglet "Traitements" lien à ajouter), on peut la sélectionner, sinon cela ajoute une nouvelle référence de traitement. | Facultatif |
Il est possible d'ajouter plusieurs finalités à un même traitement, mais il est également possible d'ajouter plusieurs traitements à un même modèle de consentement.
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
Pour la rubrique "Responsable de traitement", les champs à compléter sont les suivants:
| Nom du champ | Description | Valeurs possibles | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|---|---|
| Nom | Nom du responsable de traitement. | texte libre | Obligatoire |
| Numéro de téléphone | Numéro de téléphone du responsable de traitement. | texte libre | Obligatoire |
| Adresse email | Adresse email du responsable de traitement. | texte libre (vérification de la présence d'un @) | Obligatoire |
| Adresse | Adresse postale du responsable de traitement. | texte libre | Obligatoire |
| En-tête de "Responsable de traitement" (Langue) | Correspond à une partie introductive placée au début du paragraphe consacré au responsable de traitement(peut expliquer à quoi sert un responsable de traitement par exemple). | texte libre | Facultatif |
| Pied de "Responsable de traitement" (Langue) | Correspond à une partie de conclusion sur le responsable de traitement placée à la fin du paragraphe consacré au responsable de traitement. | texte libre | Facultatif |
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
Pour la rubrique "Bouton de validation et pied de page", les champs à compléter sont les suivants:
| Nom du champ | Description | Valeurs possibles | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|---|---|
| Label du bouton de validation (Langue) | Correspond au texte qui sera inscrit sur le bouton de validation dans le formulaire de consentement. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Soumettre) | Obligatoire |
| Titre pour le pied de page (Langue) | Correspond au titre du pied de page. | texte libre | Facultatif |
| Description du pied de page (Langue) | Correspond au contenu du pied de page. | texte libre | Facultatif |
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
Pour la rubrique "Autres paramètres", qui est entièrement facultative, les champs à compléter sont les suivants:
| Nom du champ | Description | Valeurs possibles | Obligatoire / Facultatif |
|---|---|---|---|
| Titre de la page (Langue) | Correspond au titre de l'onglet qui s'affiche dans le navigateur à l'ouverture du formulaire de consentement. | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Recueil de consentement) | Facultatif |
| Afficher une case "Tout accepter" | Case à cocher pour afficher une case "Tout accepter" sur le formulaire. | case à cocher | Facultatif |
| Texte pour la case "Tout accepter" | Correspond au libellé de la case permettant d'accepter l'ensemble des traitements d'un formulaire (qu'il y en ait un ou plusieurs). | texte libre (par défaut, le champ sera prérempli: Tout accepter) | Obligatoire (ce champ ne s'affiche que si la case à cocher précédente est cochée) |
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
Pour la rubrique "Style CSS", qui est entièrement facultative, il suffit d'insérer une feuille de style CSS, pour correspondre à votre charte graphique. En savoir plus.
Voilà, nous avons créé ensemble un modèle de consentement! Une fois toutes les informations renseignées, vous pouvez enregistrer le modèle puis l'activer. Pour pouvoir activer un modèle, il faut bien vérifier que toutes les informations obligatoires du formulaire ont été complétées (les icônes à droite de chacun des titres des rubriques doivent être gris). Si tel n'est pas le cas (une ou plusieurs icônes à droite des titres des rubriques est/sont rouge(s)), il faut retourner dans la rubrique pour modifier ou compléter les informations renseignées.
Une fois activé, un modèle ne peut plus être modifié.
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