Le module de configuration des modèles d’emails offre la possibilité à votre organisation de personnaliser autant que possible les communications transmises à vos utilisateurs finaux par email, afin qu'ils s'intègrent à votre environnement, tout en respectant les préconisations de la CNIL (Intégration du nom du responsable de traitement, les finalités du traitement, la durée de conservation, le nom du destinataire des données, et les coordonnées du service à contacter pour faire valoir ses droits) .
Cette personnalisation inclut : le contenu, les titres, et le multilinguisme. La personnalisation de la charte graphique et du formulaire de collecte de consentement se fera dans d’autres modules.
L'organisation peut créer autant de modèles de modèles d’emails que nécessaire.
Contenu de cette documentation :
L’assistant de création de modèle d’emails
Lorsque vous souhaitez créer un nouveau modèle d’email, une pop up s’affiche (cf capture d'écran ci-dessous), vous demandant un certain nombre d’informations à compléter.
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Nom | Correspond au nom du modèle d’email, interne à votre organisation. Ce nom ne sera pas affiché à l'utilisateur final. | CGU1 |
Description | Correspond à la description du modèle d’email, interne à votre organisation. Cette description ne sera jamais affichée à l’utilisateur final. | |
Langue(s) | Correspond aux différentes langues du modèle (possibilité de faire un modèle de préférences multilingue). Cette donnée n’est pas obligatoire à ce stade, et les langues choisies pourront être modifiées par la suite. Toutefois, si aucun langue n’a été sélectionnée à cette étape, il sera indispensable d’en sélectionner au moins une pour débuter l'étape suivante: la complétion du modèle de préférence. | Français, Anglais, Chinois... |
Une fois cette première étape validée, vous serez redirigé vers un écran de complétion du modèle d’email.
Si aucune langue n’avait été choisie dans la pop up précédente, il vous faudra impérativement choisir une langue afin de pouvoir démarrer cette seconde étape. Si plusieurs langues sont sélectionnées, il faudra en sélectionner une comme langue par défaut.
Les différents champs sont distribués dans plusieurs rubriques, qui sont les suivantes :
"Métadonnées" ;
“Corps de l’email” ;
les champs obligatoires sont indiqués en gras, tous les champs sont disponibles dans toutes les langues.
Rubrique “Métadonnées”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Adresse email de l’expéditeur | Correspond à l’adresse email de l’expéditeur, affichée à l’utilisateur final. | noreply@fairandsmart.Com |
Sujet | Correspond à l’objet de l’email, affiché à l’utilisateur final. | Votre consentement |
Rubrique “Corps de l’email”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Titre | Correspond au titre de l’email, affiché à l’utilisateur final. | Vos réponses ont bien été prises en compte! |
Corps | Correspond au corps de l’email (profitez de l'auto-complétion grâce à CTRL+ESPACE ou CMD+ESPACE pour vous aider à paramétrer le style des éléments du formulaire). | |
Libellé du bouton | Correspond au libellé du bouton pour accéder et modifier son reçu de consentement. | Modifier mes choix |
Pied | Correspond au pied de l’email (profitez de l'auto-complétion grâce à CTRL+ESPACE ou CMD+ESPACE pour vous aider à paramétrer le style des éléments du formulaire). | A bientôt sur notre plateforme |
Signature | Correspond à la signature de l’email (profitez de l'auto-complétion grâce à CTRL+ESPACE ou CMD+ESPACE pour vous aider à paramétrer le style des éléments du formulaire). | L'équipe Fair&Smart |
Cycle de vie d’un modèle d’email
Voir les modèles existants
Cliquer sur Right Consents> Configuration > Emails ;
Si besoin, utilisez les filtres pour affiner votre recherche ;
Créer un modèle
Cliquer sur Right Consents> Configuration > Emails ;
Cliquer sur Nouveau modèle ;
Personnaliser le modèle ;
Une fois le nom du modèle renseigné, vous pouvez, à tout moment, l'enregistrer en cliquant sur "Enregistrer"
A ce stade, le modèle est à l'état de brouillon.
Une fois le brouillon enregistré, il vous faudra cliquer sur “Activer” afin de pouvoir utiliser ce modèle d’email par la suite.
Une fois un modèle activé, vous pourrez toujours le modifier. Cependant, il vous faudra déterminer si la modification entraîne un changement “mineur” (c’est-à-dire qui n’invalide pas l’ensemble des reçus et records déjà collectés pour ce modèle), ou si, au contraire, il entraîne un changement “majeur”, qui invalidera l’ensemble des records et reçus déjà collectés pour ce modèle.
Modifier un modèle existant
Accéder aux modèles en cliquant sur Right Consents> Configuration > Emails ;
Sur la ligne du modèle à modifier, cliquer sur 👁, puis Editer ;
Personnaliser le modèle ;
Pour enregistrer les modifications, cliquer sur "Sauvegarder" ;
A l’activation, une pop up s’ouvre en vous demandant de choisir si ce changement est “mineur” (c’est-à-dire qui n’invalide pas l’ensemble des reçus et records déjà collectés pour ce modèle) ou “majeur”, ce qui invalidera l’ensemble des records et reçus déjà collectés pour ce modèle.
L'édition d'un modèle est soumise à autorisation, pensez à vérifier vos autorisations auprès de votre administrateur