« Est considéré comme « consentement » de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement. »
(Règlement Européen sur la Protection des Données Article 4, 11)
Le module de configuration des modèles de traitements offre la possibilité à votre organisation de personnaliser autant que possible les formulaires de collecte du consentement s'affichant dans les parcours utilisateurs, afin qu'ils s'intègrent à votre environnement, tout en respectant les préconisations de la CNIL (Intégration du nom du responsable de traitement, les finalités du traitement, la durée de conservation, le nom du destinataire des données, et les coordonnées du service à contacter pour faire valoir ses droits) .
Cette personnalisation inclut : le contenu, les titres, et le multilinguisme. La personnalisation de la charte graphique et du formulaire de collecte de consentement se fera dans d’autres modules.
L'organisation peut créer autant de modèles de modèles de traitements que nécessaire, en fonction de son registre de traitements.
Contenu de cette documentation :
L’assistant de création de modèle de traitement
Lorsque vous souhaitez créer un nouveau modèle de traitement, une pop up s’affiche (cf capture d'écran ci-dessous), vous demandant un certain nombre d’informations à compléter.
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Nom | Correspond au nom du modèle de traitement, interne à votre organisation. Ce nom ne sera pas affiché à l'utilisateur final. | Marketing (test) |
Description | Correspond à la description du modèle de traitement, interne à votre organisation. Cette description ne sera jamais affichée à l’utilisateur final. | |
Langue(s) | Correspond aux différentes langues du formulaire (possibilité de faire un modèle de traitement multilingue). Cette donnée n’est pas obligatoire à ce stade, et les langues choisies pourront être modifiées par la suite. Toutefois, si aucun langue n’a été sélectionnée à cette étape, il sera indispensable d’en sélectionner au moins une pour débuter l'étape suivante: la complétion du modèle de traitement. | Français, Anglais, Chinois... |
Une fois cette première étape validée, vous serez redirigé vers un écran de complétion du modèle de traitement.
Si aucune langue n’avait été choisie dans la pop up précédente, il vous faudra impérativement choisir une langue afin de pouvoir démarrer cette seconde étape. Si plusieurs langues sont sélectionnées, il faudra en sélectionner une comme langue par défaut.
Les différents champs sont distribués dans plusieurs rubriques.
Seules les rubriques Pied de page, Autres paramètres, Editions des labels et Styles CSS sont facultatives.
Les autres rubriques répondent à une conformité légales et sont donc obligatoires :
"Titre" ;
"Données traitées" ;
"Durée de conservation des données" ;
“Finalité du traitement” ;
“Informations additionnelles” ;
“Responsable de traitement” ;
les champs obligatoires sont indiqués en gras, tous les champs sont disponibles dans toutes les langues.
Rubrique “Titre”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Libellé du traitement | Correspond au nom du modèle de traitement, affiché à l’utilisateur final. | Marketing |
Rubrique “Données traitées”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Description des données collectées | Correspond à la description (en accord avec les principes du RGPD) des données utilisées dans le cadre du traitement. | Nous utiliserons vos données de contact |
Rubrique “Durée de conservation des données”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Description de la durée de conservation des données | Correspond à la durée de conservation des données utilisées lors du traitement. Comprend une description (texte), une valeur (un chiffre ou nombre) et une unité (an, semaines, mois…) | Nous conserverons vos données pendant 3 semaines |
Rubrique “Finalité du traitement”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Description de la finalité | Correspond à la description (en accord avec les principes du RGPD) de la finalité de l'utilisation des données en lien avec ce traitement. | L’objectif est de vous contacter pour vous faire part de nos offres promotionnelles. |
Il est possible d'ajouter plusieurs finalités à un même traitement, mais il est également possible d'ajouter plusieurs traitements à un même modèle de consentement.
Rubrique “Informations additionnelles”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Base(s) de consentement | Marketing, Service principal, Service amélioré, Recherche et Partage à une tierce-partie | |
Ce traitement collecte des données sensibles | Case à cocher | |
Ce traitement collecte des données de santé | Case à cocher |
Rubrique “Responsable de traitement”
Est à compléter si et seulement si le responsable de traitement est différent de celui indiqué dans les informations générales.
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Entreprise | Nom de l’entreprise responsable de traitement. | |
Complément d’information | Permet d’indiquer une information supplémentaire comme la filiale ou le magasin précis concerné par le traitement. | |
Adresse | Adresse postale du responsable de traitement. | |
Adresse email | Adresse email du responsable de traitement. | |
Numéro de téléphone | Numéro de téléphone du responsable de traitement. |
Cycle de vie d’un modèle de traitement
Voir les modèles de consentement existant
Cliquer sur Right Consents> Configuration > Traitements ;
Si besoin, utilisez les filtres pour affiner votre recherche ;
Créer un modèle
Cliquer sur Right Consents> Configuration > Traitements ;
Cliquer sur Nouveau modèle ;
Personnaliser le modèle ;
Une fois le nom du modèle renseigné, vous pouvez, à tout moment, l'enregistrer en cliquant sur "Enregistrer"
A ce stade, le modèle est à l'état de brouillon.
5. Une fois le brouillon enregistré, il vous faudra cliquer sur “Activer” afin de pouvoir utiliser ce modèle de traitement dans les formulaires de consentement par la suite.
Une fois un modèle activé, vous pourrez toujours le modifier. Cependant, il vous faudra déterminer si la modification entraîne un changement “mineur” (c’est-à-dire qui n’invalide pas l’ensemble des reçus et records déjà collectés pour ce traitement), ou si, au contraire, il entraîne un changement “majeur”, qui invalidera l’ensemble des records et reçus déjà collectés pour ce traitement.
Modifier un modèle existant
Accéder aux modèles en cliquant sur Right Consents> Configuration > Traitements ;
Sur la ligne du modèle à modifier, cliquer sur 👁, puis Editer ;
Personnaliser le modèle ;
Pour enregistrer les modifications, cliquer sur "Sauvegarder" ;
A l’activation, une pop up s’ouvre en vous demandant de choisir si ce changement est “mineur” (c’est-à-dire qui n’invalide pas l’ensemble des reçus et records déjà collectés pour ce traitement) ou “majeur”, ce qui invalidera l’ensemble des records et reçus déjà collectés pour ce traitement.
L'édition d'un modèle est soumise à autorisation, pensez à vérifier vos autorisations auprès de votre administrateur