Après la collecte d'un consentement, il est possible d'envoyer à la personne concernée un e-mail récapitulatif du consentement qu'elle vient de donner, afin qu'elle puisse le consulter et éventuellement le modifier.
Le format et le contenu de cet e-mail sont paramétrables
Comment créer un modèle?
...
paramétrables.
Contenu de cette documentation :
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Les constituants d’un modèle d’email de consentement
Il est possible de définir les éléments suivants :
Les éléments de l'e-mail
L'adresse e-mail d'expédition (obligatoire) ;
Le sujet de l'e-mail (obligatoire) ;
Le contenu de l'e-mail
...
Le titre de l'e-mail
(optionnel), avec possibilité d'insérer une image ;
Le corps de l'e-mail (obligatoire) ;
Le libellé du lien vers le formulaire de consentement (obligatoire) ;
- Un texte d'entête,se situant avant le responsable de traitement
- L'affichage ou non du responsable de traitement
- Le corps de l'e-mail (optionnel), se situant après le responsable de traitement le cas échéant.
- Le libellé du lien vers le formulaire de consentement.
- Le texte pied de page (optionnel)
- La signature (optionnel)
...
Le texte pied de page ;
La signature ;
Le style de l’email
Le CSS à ajouter à l’email ;
Un exemple de rendu :
...
L’assistant de création de modèle d’email de consentement
Les différents champs sont distribués dans plusieurs rubriques.
Les valeurs fournies en exemple permettent d’obtenir le rendu suivant :
...
| Info |
|---|
les champs obligatoires sont indiqués en gras, les champs disponibles en multilingue en italique. |
Rubrique “Informations”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Nom du modèle | Correspond au nom du modèle d'e-mail de consentement, interne à votre organisation. Ce nom ne sera pas affiché à l'utilisateur final. | Marketing (exemple) |
Langue(s) du modèle | Correspond aux différentes langues de l'e-mail de consentement (possibilité de faire un e-mail multilingue). | Français, Anglais ... |
Rubrique “Expédition”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Adresse email d'expédition | Correspond à l'adresse e-mail de l'expéditeur de l'e-mail qui sera envoyé à l'utilisateur final | noreply@example.com |
Sujet de l'email | Correspond à l'objet de l'e-mail envoyé à l'utilisateur final | Merci pour votre réponse! |
Rubrique “Titre”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Titre | Correspond, dans le corps de l'email qui sera envoyé à l'utilisateur, au titre de l'email | Votre réponse a bien été prise en compte |
Rubrique “Corps”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Corps | Correspond, dans le corps de l'email qui sera envoyé à l'utilisateur final, au texte qui sera présent dans le corps de l'email | Vous avez récemment complété un formulaire de consentement pour le traitement de vos données. Pour visualiser ou modifier votre consentement, vous pouvez, à tout moment, cliquer sur le lien ci-dessous : |
Rubrique “Label du lien”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Label du lien | Correspond, dans le corps de l'email qui sera envoyé à l'utilisateur final, au texte présent sur le bouton permettant à l'utilisateur final d'accéder de nouveau au formulaire de consentement auquel il a répondu, ceci afin de voir sa réponse et de la modifier si besoin. | Voir ou modifier mon consentement |
Rubrique “Pied de page”
Nom du champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
Pied de page | Correspond, dans le corps de l'email envoyé à l'utilisateur final, au texte sous le bouton de validation. | En espérant vous retrouver bientôt sur notre application |
Rubrique “Signature”
Nom du champ | Description | Valeurs possibles |
|---|---|---|
Signature | Correspond, dans le corps de l'email envoyé à l'utilisateur final, à la signature de l'email. | L'équipe commerciale |
Rubrique “Style CSS”
Exemple de code injectable :
| Code Block | ||
|---|---|---|
| ||
.fsc-opt-out-title {
height: 70px;
background-image: linear-gradient(#008CBA, white);
color: white;
font-family: "Tahoma", sans-serif;
}
.fsc-opt-out-body { color : grey }
.btn-primary {
background-color: #008CBA; /* blue*/
border: none;
color: white;
padding: 15px 32px;
text-align: center;
text-decoration: none;
display: inline-block;
font-size: 16px;
border-radius: 5px;
font-family: "Lucida", sans-serif;
}
.fsc-opt-out-footer { color : grey }
.fsc-opt-out-signature {
padding-left: 70px;
padding-top: 36px;
border-top: 1px solid #f1e8dd;
color: #008CBA;
} |
Cycle de vie d’un modèle d’email de consentement
Créer un modèle
Cliquer sur Right consents > Configuration > E-mails de consentement ;
Si aucun modèle n'existe, cliquer sur Créer un modèle sinon cliquez sur Nouveau Modèle ;
Donner un nom au modèle :
Personnaliser le modèle ;
Pour l'enregistrer, cliquer sur "Sauvegarder" ;
| Info |
|---|
Contrairement aux modèles de formulaire de consentement, vous pouvez modifier un email de consentement même après l'avoir enregistré, et il n'y a pas besoin de l'activer pour pouvoir l'utiliser dans vos formulaires de consentement. |
| Note |
|---|
Quand plusieurs langues sont choisies, le remplissage d’un champs même facultatif dans l’une d’entre elles rend nécessaire le remplissage dans toutes les langues. |
Prévisualiser mon e-mail
S’assurer que toutes les informations obligatoires sont renseignées ;
Cliquer sur la zone "Prévisualisation" ;
Personnaliser le style
Un style en adéquation avec la charte graphique de votre organisation peut être donné à votre formulaire de consentement.
Dans la rubrique Style CSS, définissez le style des différentes balises, insérez des icônes, ... ;
Cliquer
sur 👁 pour prévisualiser le formulaire obtenu ;
Sauvegarder
Comment prévisualiser mon e-mail?
- Renseigner toutes les informations obligatoires
- Cliquer sur la zone "Prévisualisation"
...
;
Voir ci-dessus pour un exemple de CSS.
Gestion des traductions
Dans la rubrique Informations, sélectionner les langues souhaitées.
Pour chacune des langues choisies, compléter le texte . dans la langue indiquée.
...
Pour masquer /afficher uniquement certaines langues, cliquer sur Options d'édition du formulaire.
Puis sélectionner les langues d'affichage souhaitées pour l'édition du modèle.
| Info |
|---|
Si la traduction n'est pas réalisée pour toutes les rubriques de l'e-mail, le teste de la langue définie par défaut sera affiché. |
...
| Note |
|---|
Quand plusieurs langues sont choisies, le remplissage d’un champs même facultatif dans l’une d’entre elles rend nécessaire le remplissage dans toutes les langues. |
Supprimer un modèle d'e-mail
...
de consentement
Dans la liste des modèles, cliquer sur Editer ou cliquer sur le libellé du modèle ;
Cliquer sur Supprimer
Comment envoyer un e-mail d'opt-out après la collecte d'un consentement?
- Générer le Lien de collecte à partir d'un modèle.
- Renseigner les paramètres de collecte :
- l'identifiant de l'utilisateur concerné par le consentement
- l'e-mail d'opt-out : adresse sur laquelle sera envoyée l'e-mail de confirmation de la collecte.
- Valider pour afficher le formulaire de collecte du consentement
- Valider le formulaire
...
Que faire si ?
Je ne peux pas accéder au modèle d'e-mail
L'édition du modèle est soumise à autorisation, pensez à vérifier vos autorisations auprès de votre administrateur
...
;
Exemple - Tutoriel (Etape 2)
Pour accéder à l'étape 1, cliquez ici.
Créons un modèle d'e-mail de consentement appelé "Marketing (exemple)", qui va nous servir de seconde étape à notre tutoriel sur le produit Right Consents.
Pour cela, il faut se rendre dans la partie "Configuration" du menu à gauche, et cliquer sur "Emails de consentement". De là, cliquez sur "Nouveau modèle" en haut à gauche de l'écran.
...
Nous arrivons sur la page de création d'un nouveau modèle d'e-mail consentement. Elle se matérialise comme ceci :
...
Contrairement au modèle de consentement (étape 1 du tutoriel visible ici), il vous faudra compléter tous les champs obligatoires du modèle avant de pouvoir l'enregistrer en cliquant sur "Sauvegarder". À ce stade, le modèle est à l'état de brouillon.
Un modèle d'e-mail de consentement est composé des rubriques suivantes : Informations, Expédition, Titre, Corps, Label du lien, Pied de page, Signature, Style CSS. Voir plus haut pour le rôle de chacune.
Commençons à compléter les champs du modèle. A tout moment, dans la partie inférieure droite de votre écran, nous pouvons avoir une prévisualisation du modèle d'e-mail de consentement.
...
| Anchor | ||||
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Nom du modèle : Marketing (exemple)
Langue(s) du modèle : Français
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
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Adresse email d'expédition : noreply@example.com
Sujet de l'email : Merci pour votre réponse !
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
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Titre : Votre réponse a bien été prise en compte
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
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Corps : Vous avez récemment complété un formulaire de consentement pour le traitement de vos données. Pour visualiser ou modifier votre consentement, vous pouvez, à tout moment, cliquer sur le lien ci-dessous :
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
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Label du lien : Voir ou modifier mon consentement
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
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Pied de page : En espérant vous retrouver bientôt sur notre application
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
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Signature : L'équipe Fair&Smart
Une fois que cette rubrique est complétée avec les informations nécessaires, cliquons sur "Suivant".
| Anchor | ||||
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Voilà, nous avons créé ensemble un modèle d'e-mail de consentement !
Une fois toutes les informations renseignées, vous pouvez enregistrer le modèle. Pour pouvoir enregistrer un modèle, il faut bien vérifier que toutes les informations obligatoires du formulaire ont été complétées (les icônes à droite de chacun des titres des rubriques doivent être gris). Si tel n'est pas le cas (une ou plusieurs icônes à droite des titres des rubriques est/sont rouge(s) ou orange(s)), il faut retourner dans la rubrique pour modifier ou compléter les informations renseignées.
Pour aller plus loin
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